10 Cara Mengirim CV Lewat Email yang Baik dan Benar

Paham cara mengirim CV lewat email yang baik dan benar adalah salah satu proses dari urutan melamar pekerjaan di sebuah perusahaan. CV atau daftar riwayat hidup termasuk syarat utama dalam mendaftar sebuah pekerjaan di perusahaan maupun instansi terkait.

Sebelum memahami cara mengirim CV melalui email, maka Anda harus mengerti apa itu CV? Curriculum vitae atau daftar riwayat hidup merupakan dokumen berupa gambaran terkait pengalaman seseorang dan kualifikasi lainnya.

Cara Mengirim CV Lewat Email yang Baik dan Benar

Suatu perusahaan yang ingin melakukan rekruitmen calon karyawan, biasanya akan mengarahkan para pelamar untuk mengirimkan Curriculum Vitae melalui email. Berikut ini ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan, ketika ingin mengirim CV melalui email agar HRD tertarik.

Baca juga: Contoh Panggilan Kerja via Email Asli Mudah Dan Menarik

1. Buat CV Sesuai Urutan Lampiran

Langkah pertama sebelum Anda mengirimkan CV yaitu harus membuatnya terlebih dahulu. Apabila Anda ingin mengirim lamaran kerja secara langsung, umumnya pelamar kerja menggunakan lembaran terpisah pada masing-masing berkas. Mulai dari CV, surat lamaran, portofolio, dan dokumen lainnya.

Namun, apabila Anda mengirimnya melalui email, maka bisa menggabungkan seluruh berkas lamaran kerja dalam satu file. Pastikan Anda sudah mengurutkan seluruh berkas lampiran secara tepat.

Lalu mengirim CV lewat email isinya apa saja? Berikut ini isi berkas lamaran kerja yaitu:

• Surat lamaran kerja
• Curriculum Vitae
• Portofolio
• Sertifikat keahlian
• Dokumen pendukung sesuai ketentuan seperti, transkrip akademik, scan ijazah, Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK), Surat Izin Mengemudi (SIM), Kartu Tanda Penduduk (KTP), dan lainnya.

2. Mengonversi CV dalam Bentuk PDF

Apabila Anda sudah membuat CV dan surat lamaran kerja maka bisa menggabungkan file dokumennya, jangan langsung mengirimnya melalui email. Sebaiknya, Anda mengirim file dalam bentuk format PDF.

Hal ini karena ukuran file PDF lebih kecil ketimbang dokumen Word atau RTF. Selanjutnya, Anda bisa mengisi file agar lebih rapi dan tidak berubah-ubah meskipun pada komputer yang berbeda.

Jadi tidak perlu cemas mengenai keamanan file lamaran kerja yang telah Anda buat. Ketika Anda sudah berhasil mengonversi file dokumen menjadi PDF, pastikan bahwa ukuran file tidak terlalu besar. Sehingga Anda dapat mempercepat pengiriman dan memudahkan HRD ketika memeriksa.

Umumnya beberapa perusahaan mensyaratkan maksimal ukuran tertentu pada file. Jadi Anda bisa memperhatikannya secara teliti syarat pada perusahaan tersebut. Apabila tidak ada syarat khusus, setidaknya Anda bisa membuat file PDF maksimal 1 MB.

1. Gunakan Alamat Email Profesional

Setelah file PDF yang berisi CV dan surat lamaran kerja lengkap, selanjutnya Anda bisa mengirim berkas tersebut melalui email. Namun sebelum mengirim, pastikan terlebih dahulu Anda sudah memiliki alamat email yang tepat.

Gunakanlah alamat email yang profesional agar menunjukkan identitas asli Anda secara jelas. Tidak mesti nama lengkap, namun pastikan nama email terlihat profesional.

Jangan sampai Anda menggunakan alamat email yang abal-abal. Meskipun hal tersebut tidak menjamin kualitas diri Anda, namun beberapa HRD lebih mengutamakan calon pelamar yang memiliki nama email profesional.

4. Mengisi Nama Penerima Secara Benar

Setelah Anda memastikan sudah menggunakan alamat email  yang profesional. Selanjutnya, Anda bisa mengisi nama penerima email lamaran kerja tersebut sesuai ketentuan.

Pastikan Anda sudah menulis alamat email yang benar dan tepat. Jangan sampai ada kesalahan, bahkan satu huruf sekalipun karena bisa berakibat fatal.

Pastikan Anda hanya mengirim pada satu penerima email saja. Anda juga bisa menambahkan alamat email kedua pada CC apabila perusahaan minta.

Jangan sampai Anda mengirim email lamaran kerja pada beberapa perusahaan sekaligus. Bukannya hal tersebut praktis, malah akan membuat Anda terlihat tidak profesional.

5. Mengisi Subjek Email Sesuai Ketentuan

Jangan lupa untuk menambahkan subjek atau judul email sesuai dengan ketentuan. Umumnya, beberapa perusahaan akan menerapkan aturan penulisan subjek email secara khusus.

Jadi Anda bisa mengikuti aturan tersebut. Namun, apabila tidak ada aturan maka Anda bisa berkreasi membuat judul email sendiri.

Meskipun begitu, jangan sampai Anda membuat judul email secara asal-asalan. Namun, buatlah judul email secara jelas, ringkas, dan sesuai tujuan pengiriman email tersebut. Contohnya, memuat nama dan posisi pekerjaan yang Anda lamar.

6. Menambahkan Kalimat Pembuka pada Body Email

Setelah menulis judul, Anda bisa membuat kalimat pembuka atau cover letter pada bagian body email. Hal ini sering kali pelamar kerja lupakan.

Terkadang mereka hanya melampirkan file CV tanpa adanya teks pada body email. Padahal umumnya, kalimat tersebut sangat penting untuk memperkenalkan diri Anda secara singkat.

Berikutnya, tambahkan kalimat pembuka secara rinci, agar dapat menunjukkan jati diri dan alasan perusahaan harus merekrut Anda. Sebenarnya, hampir sama dengan redaksi yang ada pada surat lamaran kerja, namun bisa Anda buat lebih singkat lagi.

Anda bisa membuatnya dalam Bahasa Indonesia atau Bahasa Inggris sesuai dengan kebutuhan. Apa yang harus ditulis di body email lamaran kerja? Agar Anda tidak bingung, buatlah kalimat yang mencantumkan beberapa hal berikut ini.

• Salam pembuka terlebih dahulu.
• Perkenalkan data diri dan latar belakang Anda secara singkat.
• Tunjukkan kelebihan dan pengalaman yang Anda miliki.
• Tambahkan berkas pendukung yang Anda lampirkan.
• Salam penutup.

7. Melampirkan File CV dan Data Lainnya Sesuai Ketentuan

Setelah Anda mengisi body email, saatnya melampirkan file lamaran kerja yang berbentuk file PDF. Alangkah baiknya, simpan semua dokumen dalam satu file PDF. Jangan sampai melampirkannya file berbeda kecuali perusahaan meminta memisahkannya.

Apabila file terpisah, tentu HRD akan merasa kesulitan saat memeriksanya. Hal ini karena HRD harus mengunduh file-nya satu per satu.

Lampiran apa saja untuk melamar kerja lewat email? Umumnya, perusahaan akan meminta beberapa lampiran tambahan seperti Kartu Keluarga, KTP, Foto, Ijazah, SKCK, dan data lainnya.

8. Mengecek Kembali Keseluruhan Lamaran Kerja

Sebelum Anda menekan tombol “Kirim”, sebaiknya mengecek kembali aplikasi lamaran kerja Anda secara keseluruhan. Apabila masih ada yang kurang tepat, Anda bisa memperbaiki terlebih dahulu sampai benar. Namun, jika sudah benar maka segeralah kirim dengan menekan tombol “Kirim”.

9. Mengirim Saat Hari dan Jam Kerja

Kirim CV lewat email jam berapa? Bagi Anda ingin mengirim CV, sebaiknya kirim pada hari dan jam kerja perusahaan. Biasanya hari dan jam kerja perusahaan setiap Senin-Jumat pukul 08.00-17.00.

Jadi Anda bisa menghindari mengirim email Curiculum Vitae pada hari libur. Misalnya hari Minggu, libur nasional, malam hari atau pagi dini hari.  Hal ini bisa menyebabkan email Anda terpendam dari pelamar lain yang mengirim saat hari kerja aktif.

Baca juga: Penasaran Berapa Lama Panggilan Kerja Setelah Melamar

10. Mengonfirmasi ke Nomor Narahubung yang Tertera

Biasanya perusahaan akan memberikan nomor HP dan meminta pelamar kerja untuk menghubunginya ke nomor tersebut.

Jadi setelah Anda mengirim email Curriculum Vitae, maka bisa konfirmasi ke nomor HP terkait. Gunakanlah dengan bahasa formal dan sopan ketika Anda mengirim email lamaran kerja.

Perkenalkan siapa identitas diri Anda dan jangan sampai mengirim chat tanpa nama.

Demikian informasi yang bisa penulis sampaikan terkait cara mengirim CV lewat email yang baik dan benar. Semoga dengan informasi ini Anda bisa cepat mendapatkan pekerjaan.