Panduan Cara Membuat Surat Tugas Kerja Keluar Kota Mudah dan Praktis

Membuat surat menyurat merupakan tugas harian yagn melelahkan bagi Anda yang baru saja masuk ke sebuah perusahaan. Namun, bila Anda sudah terbiasa, maka akan terasa mudah dan ringan. Surat tugas kerja keluar kota merupakan surat penting yang bertujuan agar seseorang yang mendapatkan tugas mempunyai dasar penugasan. Sehingga dapat menjelaskan dengan baik kepada pihak ketiga. Lalu, siapa yang mengeluarkan surat tugas? Surat tugas adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh atasan untuk bawahan dalam suatu perusahaan atau institusi untuk tugas tertentu.

Walaupun kegunaan surat ini untuk kepentingan internal, namun surat ini termasuk ke dalam jenis surat yang memiliki kop surat resmi. Lalu, bagaimana membuat surat tugas? Yuk, simak penjelasannya di bawah ini.

Manfaat Surat Tugas Kerja Keluar Kota

Sebelum mengenal lebih jauh, surat tugas seperti apa? Sebaiknya Anda memahami tentang manfaat surat tugas terlebih dahulu. Berikut ini manfaat surat tugas kerja keluar kota:

• Surat tugas merupakan bukti legal tertulis bahwa atasan telah mendelegasikan tugas pada bawahan. Tugas tersebut telah tercantum dalam surat tugas.
• Surat tugas bermanfaat sebagai dokumentasi formal yang berguna untuk administrasi riwayat kerja karyawan tersebut.
• Surat tugas menjadi sarana berkomunikasi antar instansi tempat karyawan bertugas.

Membuat Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas Perusahaan

Salah satu fungsi dari surat tugas adalah sebagai bukti legal tertulis terhadap pendelegasian tugas. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika membuat surat tugas kerja keluar kota agar tidak muncul masalah. Berikut ini beberapa hal yang harus ada di dalam surat tugas.

Salah satu fungsi surat tugas adalah menjadi bukti legal tertulis terhadap suatu pendelegasian tugas. Oleh karena itu, perlu diperhatikan apa saja yang perlu dicantumkan dalam surat tugas agar tidak timbul masalah pada kemudian hari. Berikut beberapa poin penting yang wajib ada dalam surat tugas.

• Identitas pejabat atau atasan yang memberikan tugas mulai dari nama, jabatan, hingga nomor pegawai. Anda juga harus mencantumkan nama dan alamat perusahaan atau instansi pemberi tugas.
• Jika ada pertanyaan, apakah surat tugas ada tembusan? Jawabannya adalah iya. Bagian ini berisi identitas lengkap orang yang menjalankan tugas.
• Penjelasan secara detail tentang tugas dan wewenang terhadap tugas tersebut.
• Lokasi dan panjang waktu pengerjaan tugas. Anda harus menjelaskan tanggal dan berapa lama waktu untuk mengerjakan tugas hingga tugas tersebut berakhir. Hal tersebut sangat penting untuk melacak jika terjadi kesalahan tentang kapan seseorang mengerjakan suatu tugas.

Format Surat Tugas yang Tepat

Surat tugas mempunyai beberapa tujuan. Tujuan tersebut tergantung dari instansi atau perusahaan yang memberikan tugas. Ada beberapa contoh surat yang memiliki format umum sebagai rujukan dalam pembuatan surat. Berikut ini bagian-bagian surat tugas.

1. Kop Surat

Kop surat merupakan bagian paling atas. Bagian ini terdiri dari nama, logo, serta alamat perusahaan atau instansi pemberi tugas. Dengan adanya kop surat ini, menunjukkan bahwa surat ini resmi dari pihak yang bersangkutan.

2. Nomor Surat dan Perihal

Bagian kedua dari surat tugas yaitu nomor surat dan perihal. Bagian ini termasuk ke dalam kepala surat yang dapat mempermudah dalam urusan pengarsipan dan menerangkan isi surat.

3. Identitas Pemberi Tugas

Bagian ini berisi nama dan jabatan pemberi tugas.

4. Identitas Penerima Tugas

Bagian ini berisi data diri dari orang yang menerima tugas seperti nama, alamat, jabatan, instansi, dan nomor pegawai.

5. Penjelasan Tugas

Bagian ini berisi tugas untuk penerima tugas dengan sangat detail.

6. Lokasi dan Waktu

Tuliskan di mana dan sampai kapan penerima tugas harus menyelesaikan tugasnya.

7. Penutup

Bagian ini biasanya berisi kalimat penutup dengan menyertakan tanggal pembuatan surat dan tanda tangan orang yang memberikan tugas. Jika pemberi tugas merupakan instansi resmi, maka dalam tanda tangan biasanya ada stempel instansi.

Contoh Surat Tugas

Setelah memahami bagian-bagian dari surat tugas, berikut ini contoh surat tugas dari suatu perusahaan untuk karyawannya.

Surat Tugas Perusahaan untuk karyawan

Surat tugas ini isinya adalah tugas untuk melakukan pengawasan sebuah proyek yang sedang berjalan atau memberikan tugas kepada karyawan mewakili perusahaan untuk menghadiri seminar. Di bawah ini contoh surat tugas:

SURAT TUGAS

Nomor : 1676/ST/BS/VII/2018

Sehubungan dengan telah dimulainya Pembangunan Hotel Indah Permai yang berada di Jalan Raya No. 134 Kabupaten Majalengka Provinsi Jawa Barat, maka dengan ini menugaskan kepada:

Nama                    :               Ahmad

Jabatan                 :              Petugas Lapangan

Untuk melakukan pengawasan terhadap pekerjaan pembangunan Hotel Indah Permai, mulai tanggal 23 Februari 2018 s/d 24 Juli 2020.

Segala hal yang berhubungan dengan biaya yang timbul dari pelaksanaan tugas ini akan dibebankan kepada biaya proyek pembangunan yang bersangkutan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Demikianlah surat tugas ini, agar dapat dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.

Majalengka, 23 Juli 2018

Manajer Proyek,

Ahmad Fakhrudin, ST

Kesimpulan

Itulah contoh surat tugas kerja keluar kota yang bisa Anda modifikasi dan Anda tiru untuk keperluan perusahaan Anda. Jika Anda ingin membuat surat tugas, sebaiknya mengisi bagian-bagian surat secara lengkap. Agar penerima tugas menjalankannya dengan penuh tanggung jawab. Untuk penerima surat, Anda sebaiknya menyimpannya dengan baik. Surat tersebut merupakan bukti dalam melaksanakan wewenang dan tugasnya.